Dashboard Office - Teamleiter

Diese Transaktion ist das zentrale Element des “Management Dashboard” Moduls und gibt anhand von verschiedenen Säulen- und Tortendiagrammen einen Überblick über das Tagesgeschäft eines Teams oder der Abteilung.

Besonders geeignet ist diese Transaktion für Teamleiter, die zum einen ein Team mit einer überschaubaren Anzahl von Usern leiten und zugleich zumindestens zeitweise im Tagesgeschäft mitarbeiten.

In dieser “Doppel”-Funktion muß der Teamleiter erkennen können, welche Aufgaben ihm direkt zugewiesen wurden (zum Beispiel hochvolumige Freigaben) und was der einzelne seinem Team zugeordnete Mitarbeiter “auf dem Schreibtisch” hat. Gegebenenfalls muss der Teamleiter steuernd eingreifen, um Ressourcen-Engpässe aufgrund von (un)geplanten Abwesenheiten einzelner Benutzer seines Teams zu vermeiden und bei Überlast Geschäft auf andere Benutzer oder Teams umverteilen.

Sind mit Kunden “Service Level Agreements” (SLA) vereinbart, muss der Teamleiter dafür sorgen, dass es zu keiner Verletzung dieser SLA's kommt.

Ein Abteilungsleiter, der in der Organisationsstruktur der Bank die Verantwortung über mehrere Teams hat, kann diese Transaktion verwenden, um einen Überblick über das Tagesgeschäft der einzelnen Teams zu bekommen. Wird in dem Feld “Gruppe” keine Gruppe gewählt, wird eine Übersicht über alle Benutzergruppen angezeigt.

Wenn diese Transaktion als Starttransaktion im Profil des Benutzers eingetragen ist, startet das System die Transaktion nach dem Login automatisch. Damit diese Transaktion sinnvoll genutzt werden kann, ist eine permanente Aktualiserung der Datensätze über die Transaktion “Manager für Interaktive Warteschlangen-Einträge” erforderlich.

Der Bildschirm der Transaktion setzt sich aus verschiedenen Diagrammen zusammen. Im Feld “Benutzergruppe” wird die Benutzergruppe des angemeldeten Benutzers gemäß “Benutzerprofil” vorgeschlagen. Die in den Diagrammen angezeigten Benutzer sind ebenfalls die dieser Benutzergruppe zugeordnete Benutzer, deren Login-Profil außerdem freigegeben ist.

Sämtliche Elemente in den Säulen- und Tortendiagrammen sind mit Hints versehen, die erscheinen, wenn man mit dem Cursor auf ein Element zeigt.

Die farbliche Darstellung der Benutzergruppe und der einzelnen Benutzer ist konfigurierbar. In der Transaktion “Verwalten von Benutzergruppen” kann in dem Feld “Farbe für Report” eine Farbfamilie für die Benutzergruppe ausgewählt werden. In der Transaktion “Verwalten von Benutzerprofilen” kann in dem Feld “Farbe” aus der für die Benutzergruppe definierten Farbe eine Farbvariante ausgewählt werden.

Diese Einstellung bewirkt, dass alle dem Benutzer zugeordneten Warteschlangen-Einträge in der definierten Farbe angezeigt werden. Ist für einen Benutzer keine Farbe definiert, werden diese Einträge in den Diagrammen grau dargestellt.

Es gibt unterschiedliche Typen von “Warteschlangen-Einträgen”, z.B. Eingehend, Offen, Freigabe, Zu Korrigieren oder Termin. Sollen einem Benutzer nur Warteschlagen-Einträge eines bestimmten Typs zugewiesen werden, so kann eine entsprechende Einschränkung hierfür über das Feld “Anwendungsprofil” in der Transaktion “Verwalten von Benutzerprofilen” definiert werden. Beispielsweise kann über das Anwendungsprofil dafür gesorgt werden, dass ein Teamleiter nur Warteschlange-Einträge vom Typ “Freigabe” erhält.

Beim Klick auf ein Element werden verschiedene Transaktionen gestartet und Aktionen möglich. Welche dies im einzelnen sind, ist in den folgenden Abschnitten für jedes Diagramm erläutert.

In dieser Tabelle werden die dem angemeldeten Benutzer zugeordneten offenen Warteschlangen-Einträge angezeigt. Über Doppelklick auf einen Eintrag wird die verarbeitende Transaktion automatisch gestartet und der Benutzer kann den Warteschlagen-Eintrag direkt abarbeiten.

In dieser Tortengrafik werden die Eingangsnachrichten der Benutzergruppe (Team) und die Verteilung auf die einzelnen Benutzer dargestellt, wobei der äußere Rand die Summe der dem Team zugewiesenen Eingangsnachrichten darstellt und der innere Kreis die Zuordnung auf die einzelnen Benutzer des Teams. Im Hint wird angegeben, um wieviele Nachrichten es sich handelt. Eingangsnachrichten, die weder einer Benutzergruppe noch einem Benutzer zugeordnet sind, werden als rotes Element in der Tortengrafik dargestellt.

Aktion bei “Klick” auf ein Element: Es wird die Transaktion “Auswahl offener Wartenschlangen-Einträge” gestartet und dort genau die zur Auswahl passenden Eingangsnachrichten des Teams oder des ausgewählten Benutzers angezeigt. Diese können nun angesehen, weitergeleitet oder aufgegriffen und verarbeitet werden.

In diesem Balkendiagramm werden sämtliche Warteschlangen-Einträge, die für die Benutzergruppe zur Abarbeitung anstehen, angezeigt. Jeder Warteschlangen-Typ (z.B. Eingehend, Pausiert, Freigabe, Zu Korrigieren oder Termin) ist als eigenständiger Balken dargestellt. Sind einem Benutzer Warteschlangen-Einträge von einem Typ zugewiesen, werden diese je nach Anzahl als kleinerer oder größerer Block innerhalb des Balkendiagramms angezeigt.

Die Betrachtung in dieser Grafik ist rein Stückzahl-bezogen und gibt einen Aufschluss über die Menge, aber nicht die voraussichtliche Abwicklungsdauer.

Aktion bei “Klick” auf ein Element: Es wird die Transaktion “Auswahl offener Wartenschlangen-Einträge” gestartet und dort genau die zur Auswahl passenden Warteschlangen-Typen des ausgewählten Benutzers angezeigt und können nun angesehen, reroutet oder aufgegriffen und verarbeitet werden.

In diesem Balkendiagramm wird die Arbeitslastverteilung der einzelne Benutzer des Teams dargestellt. Für jeden Benutzer des Teams gibt es ein farbiges Balkendiagramm, das die aufwandsbezogene Darstellung der einzelnen Warteschlangen-Einträge ermittelt und dem gegenüber in der dahinterliegenden grauen Säule zeigt, wieviel Arbeitszeit dem Benutzer aktuell zur Abwicklung noch zur Verfügung steht. Der Teamleiter ist über den Vergleich des farbigen Balkens (“was hat der Benutzer heute zu erledigen”) mit dem grauen Balken (“wieviel Zeit steht dem Mitarbeiter heute noch zur Verfügung”) schnell in der Lage Überlast zu erkennen und kann gezielt eingreifen. Ist der “Manager für interaktive Warteschlangen-Einträge” aktiv, erfolgt die Umverteilung soweit möglich automatisch.

Zusätzlich zu dem farbigen Balken für die Warteschlangen-Einträge des Users kann es einen weissen Balken geben. Dieser kennzeichnet Wartenschlagen-Einträge, die heute schon vorhanden sind, aber erst am folgenden Geschäftstag zur Verarbeitung anstehen. (Das können zum Beispiel Termine sein, wenn in der Transaktion “Manager für interaktive Warteschlangen-Einträge” konfiguriert wurde, dass für einen Termin ein Warteschlangen-Eintrag x Tage vor Datum des Kalendereintrags erstellt werden soll).

Aktion bei “Klick” auf ein Element: Es wird die Transaktion “Warteschlangen Hantierung” gestartet und dort genau die zur Auswahl passenden Warteschlangen-Einträge des ausgewählten Benutzers angezeigt. Der Teamleiter hat die Möglichkeit, Warteschlangen-Einträge einem anderen Benutzer oder einer Benutzergruppe zuzuweisen. Unabhängig davon, ob der“Manager für interaktive Warteschlangen-Einträge” aktiv ist, kann der Teamleiter einzelne Warteschlangen-Einträge aktiv umverteilen. Diese werden dann als manuell umverteilt gekennzeichnet und werden nicht mehr automatisch umverteilt.

Die Zeiten, die für die Verarbeitung eines Warteschlagen-Eintrags vorgesehen sind, ergeben sich aus den in der Transaktion “Verwalten von System-Einstellungen” eingestellten Basiszeiten. Ist nichts anderes definiert, gelten diese Zeiten für jede Geschäftstransaktion, die abgewickelt wird. Wird eine detailliertere Definition der Abwicklungszeiten benötigt, können diese Einstellungen in der Transaktion “Verwalten von Service Level Agreements” vorgenommen werden.

Ermittlung der Arbeitszeit:
Die dem Benutzer heute zur Verfügung stehende Arbeitszeit ermittelt sich aus folgenden Einstellungen:
In den Transaktionen “Verwalten von Entity-Gruppen” und “Verwalten von Entities” können die üblichen täglichen Geschäftszeiten einer Entity-Gruppe/ einer Entity definiert werden. Diese gelten dann auch für die einzelnen User dieser Entity, sofern im Benutzerprofil des Benutzers nichts abweichendes definiert wurde. Für Teilzeitmitarbeiter oder Benutzer, die nicht zu 100% in der Abteilung mitarbeiten, empfiehlt es sich, die jeweiligen Arbeitszeiten in der Transaktion “Verwalten von Benutzerprofilen” zu definieren, damit die Arbeitslastverteilung auf diese Mitarbeiter entsprechend der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit erfolgt.

Neben den “gewöhnlichen” Öffnungszeiten der Bank bzw. den Arbeitszeiten des Benutzers berücksichtigt die Applikation auch (un)geplante Abwesenheiten eines Sachbearbeiter aufgrund von Krankheit/ Urlaub oder Fortbildung. Diese können in der Transaktion “Verwalten von Benutzer Abwesenheiten” erfasst werden. Diese kann u.a. durch Klick auf das Benutzerkürzel in dem Diagramm “Arbeitsverteilung heute” gestartet werden.

Bei mehr als 10 Benutzern in einem Team wird die Anzeige der Entries je Benutzer unübersichtlich. Es empfiehlt sich daher, entsprechende Teameinteilungen vorzunehmen.

Dieses Säulendiagramm zeigt eine dringlichkeitsbezogene Darstellung der Arbeitsaufträge einer Benutzergruppe an.

Für jeden Arbeitsauftrag (Ordersatz) gibt es eine Zielzeit, die sich z.B. daraus ergeben kann, dass es sich um einen Kundenauftrag handelt, mit dem ein “Service Level Agreement” (SLA) vereinbart wurde oder das Termindatum erreicht wurde.

Der SLA Zustand wird über die Farben grün, gelb und rot im Säulendiagramm gekennzeichnet. “Grün” gekennzeichnet sind die unkritischen Arbeitsaufträge sind, die fristgerecht abgewickelt werden können. “Gelb” gekennzeichnet sind die Arbeitsäufträge, die kritisch sind und verletzt zu werden drohen und “rot” die Arbeitsaufträge sind, die überfällig sind.

Die Reportdaten, auf denen die einzelnen Diagramme basieren, werden über die Transaktion “Verwalten von Chart Definitionen” konfiguriert. Ein Test der Chart Konfiguration ist über die Transaktion “Test Chart System” möglich.

Team
Auftrag
Transaktions-Kopfzeile
Schnittstelle
Workflow
Ereignisse
Empfangsbest.
Abhängigkeiten
Auftrag
Empfangsbestätigung
Auftrag
Ergänzung
Eingehende Info -Tag 72/79
Termindetails