“ Approved Payable Finanzierung”, später als APF bezeichnet, ist ein käuferzentriertes Geschäft, das die Diskontierung von Lieferantenrechnungen durch die Bank des Käufers umfasst. Die dem Lieferanten gewährte Vorfinanzierung basiert auf der Vorabgenehmigung des Käufers an die finanzierende Bank, diese Rechnungen am Fälligkeitsdatum zu bezahlen.

APF ist ein gemeinsames Programm des Käufers und seiner Bank, das den Lieferanten des Käufers angedient wird. Es handelt sich um Massengeschäft, das die volle elektronische Interaktion zwischen allen Beteiligten und eine hohe Automatisierung (STP) im Backoffice der Bank erfordert.

Hinweis: Im Markt werden mehrere Namen zur Definition dieser Art von Supply Chain Finance-Geschäften (SCF) verwendet, z.B. Confirmed Receivables Purchase, Reverse Factoring. Der Name “Approved Payable Finanzierung”/ ist der BAFT-IFSA-Terminologie entnommen.

Im Folgenden werden die im Back-Office vorhandenen Prozesse für den APF skizziert.

• Innerhalb der Anwendung wird ein Dokumentenpool geführt. Er enthält Daten von Rechnungen, die vom Käufer genehmigt werden können. Die Daten werden entweder automatisch eingefügt oder manuell registriert. Dieser Pool wird automatisch verarbeitet, um APF-Offerten zu erzeugen oder APF-Finanzierungen für genehmigte Rechnungen direkt an den Lieferanten zu leiten.

• Wenn eine APF-Finanzierung erfolgt, wird der finanzierte Betrag dem Lieferanten gutgeschrieben und die Kreditlinie des Käufers belastet.

• Bei Fälligkeit der finanzierten Rechnungen wird der Käufer belastet und das Obligo seiner Kreditlinie wieder freigegeben.

• Die oben genannten Transaktionen werden in der Regel ohne direkte Benutzerinteraktion ausgeführt. Obwohl ein vollständiges STP angestrebt wird, wird die komplette Finanzierung für nicht standardmäßige Fälle auf manuellem Wege voll unterstützt.

• Die Erstellung von Offerten und direkten Finanzierungen sind als Kontrakteinstieg möglich und bilden die Grundlage für eine manuelle Transaktionsverarbeitung mit den Beteiligten.

• In den Gebührenkonditionen können relevanten Gebühren, Sätze und Berechnungsmethoden definiert werden.

• Die DOKA-NG Workflow-Engine übernimmt die automatisierte Ausführung ohne Benutzerinteraktion, wie z.B. die Erstellung von Offerten, Rückzahlung bei Fälligkeit, etc.

• Spezialfälle wie die Teilrückzahlung, Verlängerung des APF durch Ausnahmebehandlung oder freie Nachrichten werden ebenfalls unterstützt.

• Wenn ein vereinbartes Schnittstellenformat, z.B. APIs für das Web-Frontend-Anwendung einer Bank, verwendet wird, kann DOKA-NG automatisch Nachrichten generieren, um die Daten im Web-Frontend, die für den Käufer und Lieferanten zugänglich sind, zu synchronisieren.

• DOKA-NG bietet standardisierte Kommunikationskanäle um direkte Nachrichten an die Käufer, die Lieferanten und Interbanknachrichten für die weiteren Verarbeitungen:
  • Abrechnungsinformationen und freie Format Nachrichten können über unterstützte standarisierte Kanäle, wie z.B. das Swift-Netzwerk versendet werden.
  • Zahlungen können über verschiedene Clearing-Kanäle als Interbank-Zahlungsnachrichten versendet werden.
  • Status Informationen an Käufer und Lieferanten erfolgen über APIs.

Das folgende Diagramm veranschaulicht die an der APF-Verarbeitung beteiligten Komponenten und ihre Interaktionen.

Genauere Angaben wie Rechnungen in Anzeige der Finanzierungsdokumente gespeichert und in der Transaktion Periodische Gruppierung von FBDs gruppiert werden, um ein Angebot oder eine Finanzierung anzulegen, folgen unten.

Aktivitäten im Zusammenhang mit Approved Payables (d.h. Offerten/ Finanzierungen) beziehen sich auf einen Satz von Dokumenten, hauptsächlich Rechnungen. Um diese Aktivitäten zu unterstützen und die Dokumente (Rechnungen) zu speichern, werden diese in einem Dokumentenpool verwaltet. In diesem Pool können Dokumente nach diesen drei Verfahren abgelegt werden:

1. Automatisch - Datei Import (XML-Dateien) mit Hilfe des Manager für eingehende Nachrichten
2. Manuell - Manuelle Aktualisierung der Dokumentendetails in Anzeige der Finanzierungsdokumente
3. Manuell – Bei der Erstellung der Kontrakte via APF-Offerte oder APF Finanzierung.

Rechnungen/ Rechnungslisten, die über eingehende xml Dateien über die Transaktion Manager für eingehende Nachrichten importiert werden, erzeugen automatisch eine APF Offerte. Hierbei werden die Dokumentendetails (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum etc.) im Dokumentenpool automatisch aktualisiert.

Wird in diesem Stadium die Periodische Gruppierung von FBDs ausgeführt

, legt diese Transaktion einen neuen Kontrakt und damit eine (APF Finanzierung) an, sodass dem Lieferanten der bevorschusste Betrag gutgeschrieben wird. Der Status dieser Dokumente bzw. Rechnungen (“genehmigt/angeboten”) wird entsprechend aktualisiert.

Dokumente, die direkt über den Dokumentenpool aktualisiert werden, werden von Periodische Gruppierung von FBDs detektiert

, sobald dieser ausgeführt wird und erstellen dann eine APF Offerte oder eine Finanzierung, je nachdem, ob das “Angebotskennzeichen”

im Pairing-Setup (Verwalten eines Pairing Käufer/Lieferant) aktiviert wurde oder nicht. Sobald die betreffenden Kontrakte erstellt sind, wird der Status dieser Dokumente bzw. Rechnungen (“genehmigt/angeboten”) entsprechend aktualisiert.

Auch wenn eine APF Offerte oder eine direkte APF Finanzierung manuell angelegt werden, werden die Dokumentendetails im Dokumentenpool aktualisiert. Der Gruppierungsmanager wird hierbei nicht benötigt, da der Anwender die Kontrakte für „Angebot“ bzw. „Finanzierung“ manuell anlegt. Der Status der Dokumente bzw. Rechnungen (“genehmigt/angeboten”) wird entsprechend aktualisiert.

Falls das Merkmal „Auto Rückzahlung“

in Verwalten eines Pairing Käufer/Lieferant aktiviert wurde, wird die Transaktion APF Rückzahlung zum Fälligkeits- bzw. Verfallsdatum der Dokumente ausgeführt und der Käufer mit dem bevorschussten Betrag belastet. Der Status der Dokumente wird entsprechend aktualisiert.