Bei “Receivable Finance” handelt es sich um ein Lieferanten-orientiertes Geschäft, bei dem die Rechnungen vom Lieferanten hochgeladen und von der Bank des Lieferanten bezahlt werden. Die Rechnungen werden dann vom Käufer an die Bank des Lieferanten zurückgezahlt. Der Genehmigungsprozess der Rechnungen durch den Käufer findet außerhalb der Anwendung statt.

Es handelt sich um ein Massengeschäft, das eine voll elektronische Interaktion zwischen allen Beteiligten und eine hohe Automatisierung (STP) im Backoffice der Bank erfordert.

Die folgenden Schritte geben einen detaillierten Überblick über den gesamten Ablauf in der Applikation:

• Ein Dokumentenpool mit Rechnungsdetails wird entweder automatisch über den Manager für eingehende Nachrichten in das System importiert oder kann manuell vom Benutzer erfasst werden. Der Dokumenten-Pool wird automatisch verarbeitet, um einen Receivable Invoice (RI) Kontrakt zu erzeugen. Näheres dazu ist unter Rechnungsset hinzufügen zu finden.

• Der Receivable Invoice (RI) Kontrakt enthält die Käufer-Lieferanten-Details basierend auf der Pairungs-Konfiguration und den Rechnungen, die im Finanzierungsdokumente-Pool gespeichert sind. Da es sich um ein Massengeschäft handelt, kann der Lieferant im Laufe des Tages mehrfach Rechnungen hochladen (durch xml/json-Dateiimport). Jede Anfrage erstellt einen RI-Kontrakt.

• Die Transaktion Erzeuge pausierte Einträge kann verwendet werden, um automatisch Finanzierungen an den Lieferanten zu erstellen. Wenn diese Transaktion aufgerufen wird, prüft sie die Konfiguration in Verwalten eines Pairing Käufer/Lieferant, wo der Benutzer die Steuerung dieser Transaktionen definieren kann. Hier kann der Benutzer auch festlegen, ob vor der Finanzierung der Rechnungen eine Receivable Finance Offerte gesendet werden muss oder ob die Eröffnung Receivable Finance direkt erstellt werden kann. Nach der Ausführung wird ein Receivable Finance (RF) Kontrakt erstellt.

• Ein Receivable Finance Kontrakt kann eine 1:n Beziehung zu RI-Kontrakt(en). Da sich das gesamte Geschäftsmodul mit Rechnungen befasst, können so viele Rechnungen wie gewünscht pro Pairung ausgewählt werden, um einen RF-Kontrakt zu erzeugen (der viele RI-Kontrakte beinhalten kann).

• Da es sich um ein Massengeschäft handelt, kann man Hunderte von Rechnungen in einem Upload erwarten, und der gesamte Prozess ist automatisiert. Um eine direkte Finanzierung zu vermeiden, verfügt die Anwendung daher über das separate Geschäftsmodul RI für den Rechnungsupload. Es hilft auch dabei, den Lieferanten über eventuelle Fehler beim Rechnungsupload zu informieren.

• Wenn ein “Receivable Finance” eröffnet wird, wird der finanzierte Betrag dem Lieferanten gutgeschrieben und die Kreditlinie des Käufers wird in Anspruch genommen.

• Es liegt in der Natur dieses Geschäfts, dass die Rechnungen in großen Mengen bezahlt werden. Das bedeutet, dass der Käufer der Bank des Lieferanten einen Rückzahlungsbetrag schickt, wobei er die zu zahlenden RF-Kontrakt Referenzen angeben kann oder auch nicht. Um diese Art von Zahlungen zu handhaben, bei denen so viele RF-Kontrakte oder Rechnungen wie möglich zurückgezahlt werden können, wird das Geschäftsmodul “Receivable Repayment” (RR) verwendet.

• Sobald das Geld bei der Bank eingegangen ist, wird eine Rückzahlung initiiert, bei der der Benutzer manuell die Rechnungen auswählt, die bezahlt werden können. Sobald die finanzierten Rechnungen bezahlt sind, wird der Käufer belastet, und der Obligobetrag wird aus seiner Kreditlinie freigegeben.

• Gemäß den Standards der Applikation ist es auch möglich, eine Rückzahlung für einen Receivable Finance (RF) Kontrakt über einen Termin zu starten.

• Die oben genannten Transaktionen werden in der Regel ohne direkte Benutzerinteraktion ausgeführt. Obwohl volles STP angestrebt wird, wird das komplette Geschäft für nicht standardisierte Fälle auf manuelle Weise voll unterstützt.

• Der Workflow Manager der Applikation übernimmt die automatisierte Ausführung ohne Benutzerinteraktion, z.B. Hinzufügen von Rechnungen, Erstellen von Offerten, Eröffnen von Finanzierungen etc.

• Sonderfälle wie Teilrückzahlung der Rechnungen, Zahlung auf Kredit/Lastschriften werden ebenfalls unterstützt.

• Da die Rechnungen in großen Mengen bezahlt werden, ist es durchaus möglich, dass vom Überweisungsbetrag des Käufers ein Restbetrag übrig bleibt. Dieser Restbetrag kann im Dokumenten Pool als Dokumententyp “Zahlung auf Konto” (PoA) in der Transaktion Rückzahlung hinzugefügt werden. Um diese Funktionalität zu nutzen, benötigt der Käufer ein spezielles Konto, genannt “Zahlung auf Konto D/C” genannt wird. Sobald dieser Dokumententype dem Pool hinzugefügt wird, wird eine Abrechnungsbuchung mit der Disposition “POC” erstellt, um das Konto des Käufers gutzuschreiben. Diese kann später verwendet werden, um ausstehende Rechnungen zu bezahlen, wobei wiederum eine Abrechnungsbuchung mit der Disposition “POD” erstellt wird, um das Konto des Käufers zu belasten.

• Wenn ein vereinbartes Schnittstellenformat, z. B. APIs über die Web-Frontend-Anwendung einer Bank, verwendet wird, kann die Anwendung automatisch Nachrichten generieren, um die im Web-Frontend geführte Datenbank zu synchronisieren, die für den Käufer und den Lieferanten zugänglich ist.

• Die Anwendung unterstützt standardisierte Kommunikationskanäle, um direkte Nachrichten an den Käufer, den Lieferanten und zwischengeschaltete Banken zu senden:
  • Abwicklungsinformationen und Nachrichten in Freiformat können über bestehende standardisierte Kanäle, z.B. über das SWIFT-Netzwerk, versendet werden.
  • Zahlungen können über verschiedene Clearing-Kanäle als Interbank-Zahlungsnachrichten übermittelt werden.

• Derzeit wird eine automatisierte Überweisung bei der Eröffnung Receivable Finance (über SPTCRE oder APIs) nur bei internen Buchungen unterstützt, bei denen eine direkte Kontoführung besteht.
  • Bei Überweisungen über externe Kanäle, z.B. Swift, Target2 RTGS oder SEPA-Zahlungen usw., muss der Benutzer die Transaktion manuell bearbeiten.
  • Je nach den Erfordernissen des Projekts kann dies natürlich automatisiert werden.