Das papierlose Büro bringt verschiedene Vorteile mit sich:

• Sicherer und gleichzeitiger Zugriff auf alle Informationen von überall in der IT Infrastruktur möglich
• Protokollierung von Informations-Zugriff und -Veränderung
• Synchronisierung von IT-Daten und Papierakten wird unnötig
• Langzeitarchivierung aller Daten auf geringstem Raum

Diese Funktion ist in der Applikation die Alternative für folgende Arbeitshilfen, die es im papierlosen Büro nicht mehr gibt:

• Gelben-Sticker auf eine Akte kleben
• Notiz in einer Akte abheften
• (Telefon-)Notiz auf den Schreibtisch des Kollegen legen
• ToDo-Zettel schreiben

Mit der Memo-Funktion können Informationen, Texte, ToDo's und Anhänge verteilt werden.

Die Memo-Funktion ist jederzeit über das Icon verfügbar.

Für Langzeitsicherung der Daten dürfen nur zukunftssichere Formate verwendet werden. Als zukunftssicher gilt in diesem Zusammenhang das Format PDF/A (ISO 19005-1). Um dies sicherzustellen, werden die Anhänge bei jeder Kontrakt- Bearbeitung geprüft. Entspricht ein Format nicht dem PDF/A Standard, gibt die Applikation eine Warnung und der Anwender hat die Möglichkeit, zusätzlich zum Original eine PDF/A-Datei anzuhängen. Beispielsweise über die in jedem Geschäftsbereich verfügbare Transaktion “Anfügen einer Eingangsnachricht”. Beispiel: LETATT.

Um im papierlosen Büro den Überblick über einen Kontrakt zu behalten, gibt es die Info-Transaktionen zum Kontrakt. Dort kann man alle Kontraktdaten sowie die Aufträge und abgewickelte Transaktionen einsehen. Auf dem Panel “Auftrag” werden die vorliegenden Aufträge zum Kontrakt in einer Baumstruktur dargestellt.

Das Scannen der Eingangsdokumente muss außerhalb der Applikation passieren. In der Applikation werden die Dokumente dann nach dem Scannen als Eingangsnachricht aufgegriffen und verarbeitet.

Das Archivieren für die Langzeitsicherung wird entweder manuell über Archivieren von Kontraktdaten (CONCCA) angestossen oder kann alternativ im Workflow automatisch durch einen Archivierungs-Service durchgeführt werden. Dieser Service ist nicht im Produkt verfügbar, sondern wird projektspezifisch erstellt.

Beim Archivieren werden zusätzlich alle Ausgangs-Dokumente als PDF/A gespeichert.