Documentation - DOKA-NG (Functional availability is per selected plan)

SmartForms ist ein elektronischer Kommunikationskanal vom einem Bank-Kunden zum Anwender dieser Applikation (hier, der Bank).

Dieser Kanal ermöglicht dem Kunden der Bank, Formulare im PDF-Format, z.B. einen Akkreditiv Eröffnungsantrag, auszufüllen und an die Bank zu senden.

Es ist ein Schritt zur Erreichung des Ziels der elektronischen Aktenbearbeitung und Digitalisierung und kann parallel zu anderen elektronischen Kommunikationskanälen zwischen dem Kunde und der Bank, wie SWIFT SCORE, Bolero, allNETT usw., genutzt werden.

Der Inhalt der eingehenden PDF-Datei wird extrahiert und automatisch in die entsprechenden Felder der Anwendung übertragen. Die PDF-Datei bleibt für die spätere Referenzierung mit der Transaktion gespeichert.

Mit SmartForms kann die Bank einen effizienten Service anbieten, insbesondere kleineren Unternehmen mit einem geringeren Handelsfinanzierungsgeschäft.

Zu den folgenden Themen werden Informationen bereitgestellt:

• Wie es funktioniert aus der Sicht des Benutzers
• Wie es technisch funktioniert
  • Voraussetzungen
  • Vorbereitende Schritte für eine SmartForm-Vorlage im PDF-Format
  • Vorbereitende Schritte in DOKA-NG
  • Bearbeitung eingehender SmartForm PDFs

Es gibt zwei Möglichkeiten, eingehende Dateien im SmartForm-Format zu empfangen und zu verarbeiten:

Ein SmartForm-Dokument per Drag & Drop verschieben

1. Der Sachbearbeiter in der Bank erhält das PDF, zieht es über das PDF Empfänger Icon in die Anwendung und legt es dort ab.
2. Das PDF wird automatisch von Manager für eingehende Nachrichten aufgenommen und es wird ein Eintrag in der To Do Liste des Benutzers erzeugt. (Abhängig von der im Manager definierten Neustartzeit, kann dies einen Moment dauern).
3. Der Benutzer greift den eingehenden Eintrag aus der To Do Liste auf und erhält alle Daten in die Transaktionsfelder der Anwendung übertragen.

In der Transaktion

• werden korrekte Daten in die zugewiesenen Felder eingetragen.
• alle unbekannten oder falschen Daten können über das “unmapped” Icon angezeigt.

Die eingehende PDF-Datei kann jederzeit angezeigt werden.

Die SmartForm-Dateien können über eine beliebige Schnittstelle in der Bank importiert und dann in das für den “SmartForms Service” definierte Verzeichnis “SRVDOI” Manager für eingehende Nachrichten importiert werden. Ein SmartForm konformes PDF garantiert 100%ige Sicherheit in Bezug auf die Gültigkeit der übermittelten digitalen Informationen.

Um SmartForms zu verwenden, kann jedes PDF-Tool verwendet werden, mit dem Felder für ein Formular definiert werden können. Dies sollte die Möglichkeit beinhalten, Feldformate zu definieren, wie z.B.

• Textfelder
• Checkbox-Felder mit Standardwerten “Ja” und “Nein”
• Auswahlknöpfe (Radio buttons) mit Standardwerten: “AN” und “AUS”
• Dropdown-Listen
• Datumsfelder im Format “DD/MM/YYYYY”

Grundlage von SmartForms sind entweder bestehende oder neu definierte, bearbeitbare PDF-Formulare mit Feldbezeichnungen (editable PDF). Es ist notwendig, eine Zuordnung, ein sogenanntes “Mapping” zwischen den PDF-Feldern und den entsprechenden Feldern in DOKA-NG zu definieren.

Die effizienteste Möglichkeit ein solches “Mapping” zu erstellen, besteht darin, die PDF-Feldbezeichnungen genauso zu benennen, wie die Feldernamen für die anderen Kanäle (analog Verwalten von Feldzuordnungen für Eingangsnachrichten).

Zum Beispiel: In dem PDF ist ein Textfeld mit der Bezeichnung “Begünstigter” definiert. Wenn der technische Name (PDF Feldkennung) dieses Feldes '59' ist, kann das in DOKA-NG allgemein bekannte Feldkennzeichen '59' verwendet werden, um den Inhalt des PDF-Feldes direkt in das Feld “Begünstigter” der DOKA-NG Transaktion zu übertragen.

Wenn es aus irgendeinem Grund nicht möglich ist, die DOKA-NG Tags in der PDF-Datei zu verwenden, muss ein dazwischen liegendes Mapping erfolgen, um die Feld-ID in PDF in ein technisches Feld (“Tag”) zu konvertieren, das die Anwendung verstehen kann. Die externe Codetabelle “DOIMAP”, die in Bearbeiten der Codetables gepflegt werden kann, erlaubt die Definition dieser SmartForm “Mappings”.

Bei der Erstellung von Smartforms für Garantien kann die PDF-Datei Tags in Sequenz B und Sequenz C nicht automatisch verarbeiten, um ähnlich wie bei Garantieeröffnungen via SWIFT MT760 zwischen einer direkten und einer indirekten Verpflichtung zu unterscheiden. Daher können die Zuordnungen für die Sequenz C Felder im Falle einer indirekten Garantie nicht direkt mit Verwalten von Feldzuordnungen für Eingangsnachrichten verarbeitet werden. Die Zuordnung des Sequenz C-Feldes zum Zielfeldnamen erfolgt daher im Code der Applikation.

Für jede Art von PDF muss eine Zuordnung eingerichtet werden, um den Ziel-Geschäftsbereich, Nachrichtentyp, Zieltransaktion und die Feldzuordnung zu definieren.

Der Ziel-Geschäftsbereich, Nachrichtentyp und die Zieltransaktion sollten in der PDF-Datei als verborgene Felder definiert werden, um das PDF mit der relevanten Zieltransaktion zu verknüpfen. Wenn das PDF die erforderlichen Informationen nicht liefert, ist eine Anpassung erforderlich.

Die Feldzuordnungen für SmartForms erfolgen je Nachrichtentyp in der Transaktion Verwalten von Feldzuordnungen für Eingangsnachrichten.

Sobald diese Mapping-Definitionen erfolgt sind, können die Bank-Kunden die PDF-Dateien verwenden und das ausgefüllte Formular an ihre Bank senden, z. B. per E-Mail.

Beispielvorlagen werden im Ordner \template\smartforms\ gespeichert.

Der Manager für eingehende Nachrichten verarbeitet automatisch die PDF-Datei und extrahiert die erhaltenen Daten und stellt Feldnamen und Feldinhalt bereit. Der Ziel-Geschäftsbereich, Nachrichtentyp und die Zieltransaktion werden gelesen und der Inhalt wird entsprechend des “Mappings” in Verwalten von Feldzuordnungen für Eingangsnachrichten Feldweise in die Felder der Zieltransaktion übertragen.

In Manager für eingehende Nachrichten ist ein Servicetyp “SmartForms” verfügbar. Um solche “SmartForms” Dateien zu sehen, muss die Checkbox for “Eingehende SmartForms” ausgewählt sein.

Details können auf dem speziellen SmartForms Panel konfiguriert werden.

Wenn eine eingehende PDF-Datei auf das PDF Receiver-Symbol gezogen wird, wird die Datei automatisch in das Verzeichnis eingefügt, das im Feld “Verzeichnis” angegeben ist, z.B. “doiin”.