Unter Aufträgen verstehen wir in diesem Zusammenhang einen in sich geschlossenen Arbeitsauftrag an einen Sachbearbeiter. Der Arbeitsauftrag kann extern durch den Kunden oder durch eine interne Aktion ausgelöst werden. Ein externer Auslöser ist beispielsweise der Erhalt einer Eingangsnachricht oder der Anruf eines Kunden. Ein interner Arbeitsauftrag kann aufgrund erreichter Termine oder durch den Start einer Geschäftstransaktion ausgelöst werden. Ein “Kundenauftrag”, wie z.B. die Änderung eines Kontraktes kann aus mehreren Aufträgen bestehen, die nacheinander ausgeführt werden.

1. Erfassung und Bereitstellung des Auftrags zur Abarbeitung

2. Überwachung des Erledigungszustandes und Kontrolle der gesamten Laufzeit eines Auftrags. Als “überfällig” gelten alle Aufträge, deren Zieldatum in der Vergangenheit liegt und die noch nicht erledigt sind.

3. Sammeln von statistischen Informationen zu Bearbeitungs-, Warte- und Durchlaufzeiten

Die zur Anlage und Verfolgung von Aufträgen notwendigen Funktionen sind in der Applikation implementiert und können über eine zentrale Regel deaktiviert werden. Über die Stammdatentransaktion “Verwalten von Aufträgen” (DBxORD) können neue Aufträge manuell erfasst oder bestehende geändert/ gelöscht werden. Über die Transaktion “Auftrag löschen” (DBWORD) kann ein Auftrags-Workflow zur Erledigung von Arbeitsschritten, die vor der Geschäftstransaktion durchzuführen sind, sowie die Definition von Ziel-Erledigungszeiten und Überwachungsfunktionen eingerichtet werden. Details dazu sind in der Entwickler-Dokumentation zum Auftragssystem zu finden.

Das Auftragssystem besteht aus dem Auftrag und den zum Auftrag gehörenden Ereignissen.

Aufträge werden automatisch angelegt, wenn elektronische Nachrichten eingehen oder Transaktionen ohne Aufgreifen eines Eingangs begonnen werden.
Jede Zustandsänderung des Auftrags bewirkt die Erzeugung eines Ereignissatzes, der neben der Benutzer-ID und dem neuen Status des Auftrags die Anfangs- und Endzeit sowie die Dauer der Transaktion beinhaltet.

Die Auftrags-Informationen werden automatisch transaktionsübergreifend geführt, wo zur Abwicklung eines externen Auftrages mehrere Geschäftstransaktionen benötigt werden. Auch wenn eine Geschäftstransaktion z.B. zur Korrektur geschickt und später wieder aufgegriffen wird, stehen alle diese Informationen, vom Eingang des Auftrages bis zum endgültigen Abschluss, gesammelt unter einem gemeinsamen Auftrag zur Verfügung.

Als technisch “erledigt” gilt ein Kundenauftrag, wenn der Service “FIN” im Transaktions-Workflow durchlaufen wurde, der Auftrag den Status “FIN” (Auftrag geschlossen), “CAN” (Auftrag widerrufen), “DES” (SPT gelöscht) oder “JOI” (zusammengeführt) hat. In allen diesen Fällen wird auch das Erledigungsdatum für den Auftrag gesetzt. Das Erledigungsdatum wird im Transaktions-Workflow (vergleiche hierzu Task Manager) unmittelbar vor dem Service “Bereinigung” (SRVCLN) gesetzt, könnte aber je nach Organisationswünschen gesetzt werden, sobald alle externen Nachrichten versandt sind.

Die Daten des Auftrags können u.a. über die Anzeige des Kontraktes angezeigt werden. Der Auftrag, dem die Transaktion zugewiesen wurde, wird auf dem Panel “Ergänzung” der Geschäftstransaktion angezeigt. Im Infosystem der Geschäftstransaktionen gibt es darüberhinaus ein übersichtliches “Auftrag TreeView-Panel”, das den Kontrakt im Zusammenhang mit allen darunter abgewickelten Aufträgen / Transaktionen und Nachrichten in einer übersichtlichen Verzeichnisbaum-Struktur zeigt. Über dieses Panel können auch sämtliche Informationen zu den einzelnen Aufträgen eingesehen werden.

• Auftrag erstellt (CRE): Über die Transaktion Erstellen eines neuen Auftrags wurde ein neuer Auftrag angelegt
• TRN erstellt (TRN): Aus dem Auftrag ist eine Transaktion geworden; der Auftrag ist nun einem Kontrakt zugeordnet
• Zu korrigieren (COR): Die Transaktion wurde zurückgerollt (z.B. Kontrolle und Freigabe von Transaktionen)
• Gelöscht (DEL): Die Transaktion wurde gelöscht (z.B. Kontrolle und Freigabe von Transaktionen)
• Auftrag geschlossen (FIN): Die Transaktion ist komplett durch den Workflow gelaufen
• Auftrag widerrufen (CAN): Der Auftrag wurde manuell in der Transaktion “Auftrag löschen” gelöscht
• TRN freigegeben (REL): Die Transaktion wurde freigegeben (z.B. Kontrolle und Freigabe von Transaktionen)
• SPT gelöscht (DES): Der dazugehörige SPT wurde logisch gelöscht
• TRN unterbrochen (BRK): Das Speichern einer (Geschäfts)transaktion wurde unterbrochen/ pausiert
• Nachricht erhalten (INC): Im Manager für eingehende Nachrichten wurde zu einer Eingangsnachricht ein Auftrag angelegt
• SPT freigegeben (SPT): Der Auftrag ist mit einem SPT enstanden (z.B. via Weiterleiten von Offenen Vorgängen, Icon ) oder wenn festgestellt wurde, dass es zu einem SPT noch keinen Ordersatz gibt
• Unterschrift (SIG): Die Transaktion konnte noch nicht freigegeben werden, da noch Unterschriften fehlen oder die Freigaberechte nicht ausreichten
• Zusammengefügt (JOI): Der Auftrag wurde mit einem anderen Auftrag zusammengelegt, da er sich logisch auf einen anderen Ordersatz bezieht

Über die Überwachung der überfälligen WFEs werden überfällige SPT und ORD analysiert und ausgewiesen.

Technische Details zur Implementierung des Auftragssystems sind in der Entwicklerdokumentation unter “Auftragssystem” zu finden.