Die Verwaltung der Benutzer ist notwendig, um den Zugriff auf das System zu ermöglichen und die jeweiligen Benutzerprofile festzulegen. Es ist notwendig, dass jeder Benutzer einer bestimmten Einheit (Entity) zugeordnet wird, damit seine Arbeitsumgebung, der Datenzugriff, die Freigaberechte, zu benutzende Drucker usw. erzeugt werden. Entsprechend müssen die Informationen für jeden Benutzer in der Datenbank hinterlegt werden. Damit die Zugriffs- und Freigaberechte für jeden Benutzer zugeordnet werden können, ist ein Profil für jeden Benutzer auszuwählen. Die Verwaltung der Profile wird über “Verwalten des Office Menü” vorgenommen.

Damit Freigaberechte vergeben oder entzogen werden können, ist “keine Freigabe” (keine Berechtigung) und “alle Unterschriften” (mit Berechtigung) in den Benutzerprofil-Transaktionen auswählbar. Neben der Berechtigung zu unterschreiben und dementsprechend Transaktionen freizugeben, muss dem Profil ein Freigabelimit (Währung und Betrag) hinzugefügt werden. Falls der Benutzer berechtigt sein soll, eigene Transaktionen freizugeben, muss das Feld “Eig. Betrag” ausgefüllt sein. Der “eigene Betrag” darf dabei das Freigabelimit für die Freigabetransaktionen anderer Benutzer nicht übersteigen. Die Umrechnung der Freigabebeträge in andere Währungen wird mit dem aktuellen Tageskurs der betreffenden Währung errechnet. Falls dem Profil “keine Freigabe” zugeordnet wurde, hat der betreffende Benutzer keine Rechte zu unterschreiben und entsprechend auch kein Recht, Transaktionen freizugeben.

Falls die Applikation im so genannten “Multi-Entity-Modus” benutzt wird, muss ein Benutzer, der in mehr als einer Entity arbeiten soll, in jeder dieser Entities angelegt werden. Dabei können die Rechte in den verschiedenen Entities unterschiedlich vergeben werden. Eine der Entities muss als Default-Entity benannt werden.

Falls die Drucker, die zum Drucken der Korrespondenz dieselben sind, die für die gesamte Entity benutzt werden, ist es nur erforderlich, diese Drucker während der Einführung des Systems für die Entity zu definieren und die entsprechenden Felder bei der Benutzerpflege offen zu lassen. Für den Fall, dass die gesamte Korrespondenz auf Druckern gedruckt wird, die der Benutzergruppe zugeordnet sind, ist die Angabe bei jedem einzelnen Benutzer ebenfalls nicht notwendig. Die Standard-Suchreihenfolge nach den zutreffenden Druckern geschieht folgendermaßen:

1. Druckerdefinition für den Benutzer
2. Druckerdefinition für die Benutzergruppe, der der Benutzer angehört
3. Druckerdefinition der Entity, der die Benutzergruppe zugeordnet ist
4. Standarddrucker der Installation

Entsprechend muss zumindest ein Default-Drucker definiert werden. Anderenfalls ist der Ausdruck von Korrespondenz nicht möglich.

Über die beiden Checkboxen “Security Administrator” und “Designer”, die in der Transaktion “Verwalten von Benutzerprofilen” verfügbar sind, werden die Berechtigungen für Administratoren und Entwickler gesteuert.

Grundsätzlich hat das Markieren der Checkbox “Security Administrator” zur Folge, dass der Benutzer die Benutzerprofile bearbeiten darf.

Im System darf der Benutzer außerdem offene Vorgänge (SPT) anderer Benutzer löschen. Des Weiteren kann der Benutzer beim Weiterleiten (Routen) von offenen Vorgängen die Druckerkonfiguration dahingehend definieren, ob oder wie weitergeleitete offene Vorgänge gedruckt werden müssen. Außerdem kann nur ein Security Administrator auf die Transaktion “Bereinigung historischer Daten” zugreifen.

Das Markieren dieser Checkbox für einen Benutzer bewirkt, dass dieser in der Entwicklungsumgebung die Designer-Funktionen ausführen darf (das Arbeiten mit TRADE2 über Drücken der Taste F9 oder Klicken des Buttons [Toggle Designmode] in der Debugging Toolbar).
Dieses Zugriffsrecht ermöglicht zum Beispiel die Definition von Hilfetexten, Regeln und XML-Vorlagen.

Folgende Transaktionen können nur mit der Designer-Berechtigung genutzt werden:

• Transaktion “Bearbeiten der Codetables” zum Bearbeiten von Codetables
• Transaktion “Verwalten von Formularsätzen” zur Bearbeitung von Formularsätzen
• Option “INR-Zähler reparieren” in der Transaktion “Datenbankadministration”

Außerdem werden die zusätzlichen Debug- und Designer-Funktionen für den Benutzer aktiviert. Des Weiteren werden technische Meldungen nur an Designer ausgegeben.

Wichtiger Hinweis:

Die Verwaltung von Benutzern erfordert den “Security Administrator”-Status in der Applikation. Es ist nicht möglich, das eigene Profil zu bearbeiten.

Das Panel “Benutzerberechtigung” dient dazu, Benutzerberechtigungen anzuzeigen oder zu ändern. Das Bearbeiten von Benutzerberechtigungen ist über die Transaktionen “Hinzufügen eines Benutzerprofils” und “Ändern des Benutzerprofils” möglich.

Durch Klicken des [+]-Buttons kann eine neue Berechtigung für den aktuell ausgewählten Benutzer definiert werden. Auf Geschäftsbereichs- und Transaktionsebene können dabei die Art der Freigabe, die Freigabewährung, die Höhe der Freigabe und der eigene Betrag (Höhe der Eigenfreigabe) definiert werden.

Über den [-]-Button können Berechtigungen wieder entfernt werden.

Bei der Verwaltung der Benutzer gemäß den entsprechenden Anforderungen der Bank ist es möglich, Gruppen von Benutzern zu erzeugen, die beispielsweise im selben Geschäftsbereich zusammenarbeiten. Ein derartiges Bilden von Gruppen kann das Drucken erleichtern, wenn Geschäftstransaktionen immer auf demselben Drucker ausgegeben werden. Den einzelnen Benutzern muss dann jeweils kein eigener Drucker zugewiesen werden. Nach dem Anlegen von Benutzergruppen können die Benutzer der entsprechenden Gruppe zugeordnet werden. Die Benutzer-Gruppen müssen systemweit eindeutig definiert werden.

Weiterhin ist es möglich, eine Gruppe einer bestimmte Postadresse (Entity-Adresse) zuzuordnen, die dann bei der Erzeugung der Korrespondenz benutzt wird.