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Help Archivieren von Kontraktdaten
Transaktion CONCCA
Bei der Archivierung werden jeweils alle Daten eines Kontraktes, dessen Schließungsdatum ausreichend lange zurückliegt, in einem einzigen XML-Dokument gespeichert, das anschließend komprimiert wird. Bei erfolgreicher Archivierung können die kontraktspezifischen Datenbankeinträge und Dokumente im gleichen Durchgang automatisch gelöscht werden, um Dateisystem und Datenbank zu entlasten. Auf diese Weise komprimiert, verbleibt von einem Kontrakt eine einzelne relativ kleine Datei.
Gibt es zu einem Kontrakt Subkontrakte, oder hat ein Kontrakt einen übergeordneten Kontrakt (Parent), werden die zusammengehörigen Kontrakte gemeinsam archiviert.
Desweiteren muss bei Back-to-Back-Kontrakten zuerst der LE-Kontrakt archiviert werden, bevor der LI-Kontrakt archiviert wird.
Das XML-Dokument enthält dann sowohl alle strukturierten Daten des Kontraktes, seine komplette Historie, als auch alle eingehenden und ausgehenden Dokumente. Alle Geschäftsdokumente (außer Anhänge in Fremdformaten wie z.B. XLS-Dateien) werden vor dem “Einpacken” in PDF/A-Dateien umgewandelt, sodass die Dokumente danach zur Langzeitarchivierung geeignet sind, da zur Anzeige keine proprietären Anwendungen mehr nötig sind.
Zu jedem Kontrakt wird außerdem ein Eintrag in einer speziellen Archivdatenbanktabelle erzeugt, sodass über die Transaktion “Info Kontraktarchiv” aus dem Archiv nachträglich noch Kontrakte gesucht und Daten und Historie angezeigt werden können. Hier können auch die Details jeder abgewickelten Transaktion angezeigt werden, da alle Display-Dateien mit gespeichert werden. Da die Speicherung und Codierung der relevanten Daten vollständig mit nichtproprietären Techniken erfolgt (XML, PDF/A, Base64-Codierung, ZIP), ist somit auch die Integration in ein externes Langzeit-Archivsystem möglich.
Die Optionen bzw. Einstellungsmöglichkeiten der Archivierung werden in folgender Tabelle beschrieben:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Einzelner Kontrakt | Erlaubt das Archivieren einzelner Kontrakte (z.B. für Test- oder Verwaltungszwecke) |
| Nur neue Archive | Ist diese Checkbox markiert, werden Kontrakte ignoriert, für die bereits ein CCA-Datensatz gefunden wurde (d.h. wenn die Daten eines Kontraktes nicht sofort nach Erstellen eines Archivs gelöscht werden, ist es nicht erforderlich, während des nächsten Laufs für diesen Kontrakt erneut ein Archiv zu generieren). |
| Geschlossen vor dem | Es werden nur Kontrakte verarbeitet, deren Schließungsdatum vor dem angegebenen Datum liegt. |
| Geschäftsbereich / Referenz | Ist nur aktiviert, wenn die Option “Einzelner Kontrakt” ausgewählt wurde. |
| Kontraktdaten | Einbeziehen der Datenbankinhalte dieses Kontrakts in die Archivdatei |
| Mit Feldbeschreibung | Die Feldbezeichnung wird in der XML-Struktur als Attribut “Description=” ausgegeben |
| Display-Dateien | Einbeziehen der Base64-codierten Display-Dateien (.dsp) für alle Geschäftstransaktionen in die Archivdatei |
| Dokumente | Auswahl, ob (eingehende und ausgehende) Dokumente, die (über SMH) an den Kontrakt angehängt sind, * ignoriert * ins PDF-Format konvertiert und über die Base64-Codierung in die Kontrakt-Archivdatei einbezogen (Anhänge werden NICHT nach PDF konvertiert, sondern werden so übernommen) * ins PDF-Format konvertiert, die PDF-Dateien jedoch nicht ins Archiv mit einbezogen (wenn diese z.B. über einen anderen Archivierungsmechanismus zu speichern sind) werden sollen. |
| Fehlende Dateien auslassen | Ignorieren von Fehlermeldungen, wenn eine Display- oder Dokumentendatei nicht geladen werden kann. Das Archiv soll trotzdem generiert werden. |
| Basisverzeichnis | Basisverzeichnis für das Speichern der Archivdateien (i.d.R. das Verzeichnis “data”) |
| Relativer Pfad | Relativer Pfad zum Basisverzeichnis. Dieser relative Pfadname wird zusammen mit dem Dateinamen (= eigene Referenz des Kontrakts + Suffix “.xml” bzw. “.xml.zip”) als “fileid” (Datei-ID) in der CCA-Reihe gespeichert. Wird ein separates Verzeichnis pro Archivlauf gewünscht, kann dieses hier hinzugefügt werden (manuell oder durch eine Level 6 Defaultregel). |
| Verzeichnis je Monat | Die Kontrakte jedes einzelnen Monats werden in einem separaten Verzeichnis gespeichert, um die Anzahl der Dateien pro Verzeichnis zu begrenzen. Das Datum der Schließung des Kontrakts bildet den entsprechenden Monat, und die Dateien werden im Unterverzeichnis “JJJJMM” gespeichert. Bei Bedarf werden die benötigten Unterverzeichnisse automatisch erstellt. |
| Dateipfad f. Export/ZIP | Physikalischer Speicherort, der über “Basisverzeichnis” und “Relativer Pfad” bestimmt wird. |
| Komprimieren | Dadurch wird festgelegt, ob die generierte Archivdatei (mit der Dateierweiterung “.xml”) automatisch gepackt werden soll (in eine Datei mit der Erweiterung “.xml.zip”, die nur die Archivdatei enthält). Typische Komprimierungsraten liegen bei ca. 80% (d.h. eine 500KB große XML-Datei ist nach der Komprimierung eine nur noch etwa 100 KB große ZIP-Datei). |
| Daten löschen | Datensätze werden aus der Datenbank und flache Dateien für archivierte Kontrakte gelöscht (nur die CCA-Datensätze bleiben erhalten). Zusammen mit der Option “Export der Kontraktdaten” kann diese Option dazu verwendet werden, um nur die Daten bereits archivierter Kontrakte zu löschen. |
| Name der ZIP-Datei | Speicherort und Name der archivierten ZIP-Datei werden hier angezeigt. |
Nachdem die gewünschten Einstellungen vorgenommen worden sind, wird die Archivierung durch Klicken des Icons 
durchgeführt.
Über das Icon 
kann das Log dieser Transaktion eingesehen werden.
Transaktions-Panels
Archivieren von Kontraktdaten
