La oficina sin papel tiene una serie de ventajas:

• Acceso seguro y simultáneo a toda la información desde cualquier lugar de la infraestructura de TI
• Registro de eventos relacionados con el acceso y los cambios en los datos
• Ya no se requiere la sincronización de datos electrónicos y archivos en papel
• Archivo a largo plazo de todos los datos que requieren muy poco espacio

En la aplicación, esta función se ocupa de los siguientes auxiliares de trabajo que ya no se necesitan en la oficina sin papel:

• colocación de pegatinas amarillas en los archivos
• adjuntar notas a los archivos en papel
• dejar (teléfono) notas en el escritorio de un compañero
• redactar recordatorios de tareas pendientes

El Función de memoria gestiona la distribución de información, textos, recordatorios de tareas pendientes y archivos adjuntos.

La función «Memo» (Memoria) siempre está disponible mediante el icono .

Solo se pueden utilizar formatos preparados para el futuro para el almacenamiento a largo plazo de los datos. El formato PDF/A (ISO 19005-1) se considera preparado para el futuro en este contexto. Para garantizar el cumplimiento, se comprueban los archivos adjuntos cada vez que se procesa un contrato. Si un formato no cumple con el estándar PDF/A, la aplicación emite una advertencia y el usuario tiene la opción de adjuntar un archivo PDF/A, además del archivo original, por ejemplo, a través de la transacción «Adjuntar un mensaje entrante», que está disponible en todos los sectores empresariales. Ejemplo: LETATT (Adjuntar Mensaje Recibido).

Para ofrecer una visión general de un contrato en la oficina sin papel, hay transacciones informativas disponibles para el contrato. Muestran todos los datos del contrato, así como los pedidos y las transacciones procesadas. El panel «Pedido» muestra los pedidos existentes para el contrato en una estructura de árbol.

El escaneado de los documentos entrantes debe realizarse fuera de la aplicación. Una vez escaneados, los documentos pueden recuperarse como mensajes entrantes y procesarse.

El archivado con fines de almacenamiento y copia de seguridad a largo plazo se puede realizar manualmente, a través de Guardando Transacción (CONCCA), o como parte de un flujo de trabajo automatizado utilizando un servicio de archivado. Este servicio no está disponible en el producto, sino que se compila en función del proyecto.

Durante el proceso de archivado, todos los documentos salientes también se guardan en formato PDF/A.