DOKA-NG ofrece una recopilación exhaustiva de letras predefinidas. La correspondencia con el cliente y el corresponsal se crea en casi todas las transacciones comerciales. La documentación de la transacción de cada transacción comercial, por ejemplo Emitir L/C Importación) describe en la sección 'Comunicación saliente' detalladamente qué mensajes se pueden crear bajo qué condiciones y quién es el destinatario del mensaje. Los textos y las reglas para la creación de estas cartas se almacenan en la aplicación.

El «Editor de documentos» es una funcionalidad integrada disponible en todos los sectores empresariales de la aplicación y permite al usuario sobrescribir la correspondencia de cartas existente para realizar pequeños ajustes de texto, como

• adiciones de texto,
• supresión de textos o
• pequeños cambios de formato, etc.

Estos cambios se pueden almacenar para un uso futuro de la correspondencia saliente.

Para cualquier transacción comercial una vez que la información relevante se haya rellenado en los paneles de transacciones, la correspondencia esperada de la carta se muestra en el panel «Mensajes» y desde este panel se puede establecer el idioma requerido en las opciones desplegables disponibles. Para editar cualquier plantilla de carta específica, es necesario hacer clic en el icono de la lupa para generar la letra y, a continuación, seleccionar y hacer doble clic en el párrafo o el texto específico para iniciar la ventana «Editor de documentos», que reflejará las «Plantillas XML» solo específicas del texto y el párrafo seleccionados.

También puede iniciar el «Editor de documentos» haciendo clic en la pestaña del lápiz en el panel «Mensajes» y, a continuación, haciendo clic en el botón «Editor de documentos». La ventana «Editor de documentos» ahora refleja todas las «plantillas XML» incluidas en la carta de asunto.

Las «plantillas XML» se pueden seleccionar una tras otra para verificar el contenido del texto tanto en el idioma original como en otros idiomas traducidos, así como el estado de las plantillas XML, si se ha modificado o no.

El editor de documentos solo se puede utilizar correctamente en entornos de servidor.

Los cambios realizados en el «Editor de documentos» se almacenan en las tablas «XMX» (“Plantillas XML”) y «XMR» (“Reglas de documento”) en diferentes tipos de claves definidos a nivel específico. Estos tipos de claves se basan en condiciones predefinidas que deciden en qué escenario empresarial se generará el texto modificado.

Idealmente, para tener el control adecuado, la provisión de «Editor de documentos» debe restringirse a un entorno de preproducción o UAT y, tras la validación de los cambios, debe transportarse gradualmente al entorno de producción a través de un control de Manejo Actualización de Datos cuatro ojos.

La función «Editor de documentos» permite a los usuarios actualizar, modificar y eliminar el texto requerido y guardar todos los cambios realizados en la plantilla de cartas a la vez. Como desarrollo interactivo, los cambios realizados en las plantillas de cartas se pueden aplicar y verificar en tiempo real.

Hay disposiciones para que los usuarios editen las «plantillas XML» y actualicen las reglas de documentos en las fuentes. Sin embargo, dicha provisión se ha concedido bajo derechos de usuario específicos en la transacción Mantenedor Perfil de Usuarios.

• Usuario definido como “Editor de documentos”: un usuario que solo tiene derechos para editar el texto en la «Plantilla XML». Esto es para los usuarios empresariales no técnicos, ya que solo permite cambiar el texto.

• Usuario definido como “Diseñador”: un usuario que tiene derechos tanto para editar «Plantillas XML» como para actualizar las reglas de documentos. Esto es para usuarios técnicamente avanzados o experimentados con conocimientos suficientes para comprender el impacto del cambio en las reglas del documento.

Para cualquier usuario que tenga un perfil de «Editor de documentos», las opciones avanzadas de actualización de reglas de documentos como «Insertar campo» y «Editar lógica» no están disponibles.

Las siguientes funcionalidades comunes están disponibles para los usuarios definidos como «Editor de documentos» y «Diseñador»:

• «Párrafo por nombre» (Paragraph by name): este campo permite a los usuarios buscar en las plantillas de texto por su nombre. Existe la posibilidad de introducir solo una parte del nombre y, a continuación, hacer clic en el botón «Buscar» para encontrar las «plantillas XML» de destino en una lista de plantillas con nombres similares.

• «Párrafo por contenido» (Párrafo por contenido): este campo permite a los usuarios introducir una parte del contenido y, a continuación, hacer clic en el botón «Buscar» para encontrar la lista de plantillas que tienen contenido similar. Para obtener mejores resultados de búsqueda, la búsqueda se puede realizar utilizando tanto el nombre como el contenido simultáneamente.

• «Lista de Párrafos» (List of Paragraphs): este campo ayuda al usuario a seleccionar y alternar entre las plantillas de texto utilizadas en la carta.

• «Párrafos» (Paragraphs): en función de la selección de una plantilla de texto en el campo «Lista de párrafos» (List of Paragraphs), este campo ayuda al usuario a conocer los tipos de claves disponibles que se reflejan en la columna «Clave» (Key) junto con su nivel respectivo que se muestra en la columna «Modify in» (Modificar en). Esta columna ayuda a determinar el escenario empresarial específico en el que se generará un texto modificado específico. A continuación se indican los tipos de clave disponibles ordenados de muy específicos a nivel genérico.
• Document Rule (Regla de documento): implica contenido de texto específico para la plantilla XML dentro de una carta específica, por ejemplo, si dentro de una carta se modifica una «Plantilla XML» bajo el tipo de clave de regla de documento, el mismo cambio solo se reflejará para la misma carta y la combinación de «Plantilla XML». La modificación en «Plantilla XML» no se reflejará si se utiliza dentro de una letra diferente.

• Transacción - Esto implica contenido de texto específico para el nivel de transacción, por ejemplo, dicha modificación en «Plantilla XML» se reflejará en las cartas utilizadas dentro de una transacción específica solo como - LITOPN, BCTDAV, etc.

• Sector de Negocios - Esto implica contenido de texto específico a nivel de Sector de Negocios, por ejemplo, dicha modificación en la «Plantilla XML» se reflejará en las cartas utilizadas dentro de sectores de negocios específicos como - LC Exportación, LC Importación, etc.

• All (Todo): esto implica un contenido de texto genérico para todos los sectores empresariales, por ejemplo, una vez que se modifica una «Plantilla XML», el cambio se reflejará en todas las letras utilizando la misma «Plantilla XML».

Por defecto, el contenido de texto de todos los tipos de claves es idéntico para una plantilla XML específica. Sin embargo, una vez modificado, el contenido del texto del tipo de clave más específico sustituirá a los demás tipos de clave en caso de que exista contenido de texto modificado en varios tipos de clave para una «plantilla XML» específica. También ayuda a saber el estado de las plantillas, tanto si se han modificado como si no. La columna «Modified» (Modificado) muestra «Yes» (Sí) o «No» (No) para indicar si la modificación de la «XML template» (Plantilla XML) ya se ha realizado o no. Cada vez que se selecciona cualquiera de las plantillas, el contenido del texto, tanto en el idioma original como en el traducido, está disponible en los campos «Contenido del párrafo» y «Misma sección», respectivamente. El usuario debe decidir si desea utilizar textos personalizados o genéricos para cada tipo de transacción utilizando una plantilla XML específica.

• «Mostrar Todo» (Show All): una vez marcada, esta casilla muestra todas las «plantillas XML» disponibles en el código fuente de una letra específica. Tenga en cuenta que se trata de una lista exhaustiva y que solo algunas de estas «plantillas XML» pueden estar en uso en una sola instancia en función de la lógica empresarial inherente.

• «Contenido del párrafo» (Paragraph Content): tras seleccionar cualquier «Plantilla XML» específica en el campo «Párrafos», el «Contenido del párrafo» refleja el contenido del texto en el idioma original junto con el nombre del idioma. Este panel es editable y permite a los usuarios modificar el contenido del texto y guardar el contenido en tiempo real haciendo clic en el botón «Aplicar». Todos los cambios de texto se aplicarán inmediatamente en el documento del asunto y el mismo se puede verificar al reabrir el mismo.

Una vez actualizada la pestaña «Contenido del párrafo» con texto nuevo, cuando el usuario haga clic en la siguiente «Plantilla XML», el campo «Párrafos» mostrará el estado «Modificado» como «Guardar pendiente». Ahora los usuarios tienen la opción de guardar o descartar los cambios haciendo clic en el botón «Apply» (Aplicar) o «Discard» (Descartar).

• «Igual párrafo de» (Same Paragraph in): tras seleccionar cualquier «plantilla XML» específica del campo «Párrafos», el campo «Igual párrafo de» refleja el contenido del texto en un idioma traducido y el nombre del idioma disponible. El contenido de este campo está restringido y no se puede cambiar, aunque permite al usuario seleccionar otros idiomas a los que se traduce el texto. En caso de que se inserte un nuevo texto en el «Contenido del párrafo», la traducción del texto recién añadido debe actualizarse manualmente en el campo «Mismo párrafo en».

• «Predeterminado» (Default): en caso de que sea necesario restablecer el cambio de texto a su estado original, se puede hacer lo mismo haciendo clic en el botón «Predeterminado» (Default). La opción «Predeterminado» ayuda a restablecer el texto original de la fuente, incluso si los cambios de texto ya se han aplicado y guardado. Una vez restablecido el formato predeterminado de los textos de «Plantillas XML», la columna «Modificadas» del campo «Párrafos» cambia automáticamente su estado de «Sí» a «No».

Cualquier modificación o inserción de contenido de texto dentro de esas «plantillas XML» específicas que contengan un argumento (por ejemplo, {$1}) o las plantillas en blanco (p. ej., TRNDOC:plantilla de línea vacía) debe evitarse en primer lugar, de lo contrario puede provocar ciertos problemas estructurales. Además, cualquier cambio en las «plantillas XML» en los módulos centrales, por ejemplo, el módulo de liquidación (SETMOD) debe evaluarse cuidadosamente, ya que esto puede causar un impacto genérico en toda la aplicación.

Las siguientes funciones solo están disponibles para las categorías de usuario «Designer» (Diseñador):

• “Insert Field” (Insertar campo): el botón «Insert Field» (Insertar campo) permite al usuario insertar campos de base de datos adicionales en el contenido de las «plantillas XML» en cualquier tipo de clave, siempre que sea necesario. Al hacer clic en el botón «Insertar campo», se muestra la ventana «Inspector de campo» en la que se puede seleccionar cualquier campo de base de datos de la transacción actual e incluirlo en las respectivas «plantillas XML». En general, el nombre del campo incluido en la plantilla parece estar entre paréntesis o a veces viene con un nombre de función adicional junto con ella. Cuando se imprime la letra, el contenido real del campo solo será visible. Dado que la función «Insertar campo» tiene un carácter más técnico, solo se permite lo mismo para los usuarios definidos como «Diseñador» en el perfil de usuario.

• «Editar Lógica» (Edit Logic): para cambiar las reglas del documento, el usuario debe hacer clic en el botón «Editar Lógica» (Edit Logic) y actualizar las nuevas reglas en la ventana «Editar Documento» (Edit Document) en un «ID de la norma de DocRule» (DocRule ID) específico. También permite al usuario especificar los tipos de claves para los que se puede utilizar esta regla de documento. Ahora, una vez incorporada la nueva regla de documento,
• el botón «Descartar» se puede utilizar para salir sin guardar las nuevas reglas,
• el botón «Check» se puede utilizar para compilar y
• el botón «Guardar» se puede utilizar tanto para compilar como para guardar la nueva regla.

Por defecto, las reglas de documento de todos los tipos de claves son idénticas para un «ID de DocRule» específico. Sin embargo, una vez modificada, la nueva regla de doc. del tipo de clave más específico sustituirá a la de los otros tipos de clave en caso de que exista una nueva regla de doc. en varios tipos de clave para un «ID de regla de doc.» específico. Las reglas de documentos almacenadas siempre se ejecutan sin errores, ya que los cambios ya se cumplen al guardar y, por lo tanto, no hay posibilidad de que se produzcan errores durante la ejecución. El documento refleja la regla de documento actualizada inmediatamente la próxima vez que se abra el documento. Las reglas de los documentos deben manejarse con cuidado, ya que requieren una comprensión técnica sólida y, por lo tanto, solo se permite lo mismo para la categoría de diseñador de los usuarios.

Una vez realizados los cambios en cualquier documento específico utilizando el «Editor de documentos», los mismos se almacenarán en la base de datos y estarán disponibles para todos los contratos futuros.

Para la seguridad de la base de datos, los comandos que puedan cambiar la base de datos a través de las reglas de documentos no se pueden almacenar y generarán un error, por ejemplo, comandos de TradeDesign como 'DBexecutesql' o 'DBread'.

Todos los cambios realizados mediante la función Document Editor (Editor de documentos) se pueden visualizar mediante la transacción Mantenimiento de plantillas de documentos. Las modificaciones de las reglas de documento se pueden visualizar mediante la transacción Reglas Documento Mantenimiento.

El «Editor de documentos» solo permite editar la correspondencia de cartas. Mensajes electrónicos como SWIFT, Score, Bolero, allNETT, etc. no se puede cambiar.

El «Editor de documentos» solo permite sobrescribir las «Plantillas XML» existentes o las reglas de documentos de la carta. En caso de que se solicite cualquier «plantilla XML» o regla adicional que siga el proceso de desarrollo de superposición estándar. Una vez que la plantilla o regla adicional se haya desarrollado y entregado a la versión base, los usuarios podrán modificarla.

En caso de que se requieran documentos adicionales o si los cambios de carta son de naturaleza compleja, dichos cambios se tratarán bajo el desarrollo de una superposición estándar.