Las entidades deben administrarse para determinar el entorno en el que se utiliza la aplicación. También puede contener información sobre ciertas entidades que están incluidas en las sucursales principales, así como en varios sistemas lógicos. En la aplicación, una entidad es una unidad definida: un usuario puede procesar transacciones comerciales y acceder a datos relevantes para esta entidad. La capacidad de «multientidad» facilita el uso de diferentes conceptos para la sede central, el procesamiento multibancario, etc. Normalmente, un usuario se asigna a una entidad relevante (consulte también «Mantenedor Perfil de Usuarios»).

Además de esto, también deben realizarse otros ajustes del sistema. Dichos ajustes los realiza el personal de asistencia durante la fase de implementación, de acuerdo con las necesidades y requisitos del banco. Esto incluye la asignación de datos básicos, contratos y transacciones a una entidad. Estos deben tenerse en cuenta siempre que se modifique o elimine una entidad existente.

Las entidades suelen ser sedes centrales o centros de procesamiento similares que procesan transacciones comerciales comunes.

Los grupos de entidades comprenden varias entidades y constituyen una metodología contable autónoma. Normalmente, un grupo de entidades es un banco completo. Se define una moneda base para cada grupo de entidades (por ejemplo, para determinar las tasas).

La administración de direcciones de entidades permite almacenar varias direcciones (para sucursales y/o grupos de usuarios) que difieren de la dirección principal contenida en la instalación actual de la aplicación. Durante la implementación del sistema se introdujeron la dirección principal y todos los demás datos relacionados con la dirección de la central. Se introdujo el concepto de direcciones de entidades para permitir el uso de diferentes direcciones. Los detalles que difieren de los ajustes de la sede central se pueden almacenar en la base de datos.

El usuario y los grupos de usuarios se pueden asignar a una dirección de entidad existente. Al imprimir la correspondencia, es posible definir impresoras específicas para direcciones de entidades específicas (consulte también «Impresión»).

Si los usuarios (o grupos de usuarios) ubicados en diferentes sitios físicos de todo el mundo trabajan juntos en transacciones y/o si el PC en el que está instalada la aplicación no está ubicado en la misma ubicación que el usuario/grupo de usuarios, tiene mucho sentido utilizar la función de zonas horarias .

La aplicación ofrece la posibilidad de definir zonas horarias. Los detalles del proceso de definición de zonas horarias se pueden encontrar en «Mantenedor Zona Horaria» .

La aplicación muestra marcas de tiempo en varias transacciones de la aplicación. Esto puede incluir, por ejemplo, la fecha y la hora en que se recibió un pedido o cuando se introdujo una transacción. Las marcas de tiempo se utilizan para documentar cuándo ocurrió algo o cuándo debe ocurrir. Por el contrario, datos como fechas de valor, fechas de emisión, fechas de vencimiento, etc. siempre se almacenan desde la perspectiva del usuario que introduce los datos.

Hay que distinguir entre:

• la hora real del PC en el que se ejecuta la aplicación: por regla general, es la hora local para la ubicación física real del PC.
• la hora del sistema: se ajusta con «Mantenedor Parámetros de Sistema» (DBITDP);
• la hora del usuario: corresponde a la zona horaria del usuario establecida mediante «Mantenedor Parámetros de Sistema» (DBITDP). La hora del sistema está predeterminada si no se realiza ningún ajuste. El tiempo del usuario se puede anular para cada entidad;
• la hora real del cliente: se utiliza independientemente de las zonas horarias para mostrar el reloj en la oficina y para calcular las fechas usando '+' o '*'.

Las marcas de tiempo se almacenan físicamente en la hora del sistema. Sin embargo, cuando se muestran al usuario, se convierten en tiempo de usuario. Por lo tanto, la recepción de un pedido introducido y almacenado en Alemania el 1 de marzo a las 10:05 hora local (CET), se mostrará en Hong Kong a la hora local (7 horas antes de Alemania), es decir, 1 de marzo, a las 17:05. Las zonas horarias solo se aplican con marcas de tiempo. Los campos de fecha no se convierten cuando se muestran. La fecha de emisión del 1 de marzo siempre es el 1 de marzo para todas las ubicaciones.